公文的範例

 公文的範例

 

為了維持機關上下等級及體制,以收指揮監督之效,根據公文的用途、性質,以及授受雙方的關係,如機關組織體制、地位、隸屬等關係,形成了一種規範化的行文系統,應考時若不能弄清楚各級機關行文系統的相互關係,則在用字遣詞、署名蓋印上,皆易發生各種舛誤,而遭扣分。是故在撰擬公文之前,必須先釐清發文與收文機關之間的相互隸屬關係和地位,以便採用最適當的行文方式,以及最為得體的行文語氣、用詞與簽署方式,而無越級行文之虞。

公文行文系統之種類可區分為

上行文、平行文、下行文等三種。所謂上行文,是指下級機關對上級機關有所請求,或報告時使用之文書;平行文則是同級機關或不相隸屬機關間相互表達意思之文書;而下行文,即是上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時使用之文書。三者格式雖然相似,然實質內涵卻有所不同,如祈請與期望目的用語:上行函使用「請 核准辦理」、「請 釋示」;平行函用「請 查核辦理」、「請同意見復」;下行函則用「希查照」、「希依規定辦理」(現今政府機關上下關係,已不如往日嚴格分明,故「希」亦可用「請」代替)。又如上行函語氣應恭敬;平行函語氣應不亢不卑;下行函語氣應謙和,都是製作公文時必須注意的細節。因此考試時必須先辨明「上行文」、「平行文」、「下行文」的撰擬立場,從而使用合宜的語氣、用字遣詞和署名蓋印的方式,這是製作公文應有的基本認識,不能不察。

 

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