正式組織與非正式組織

一、正式組織 (formal organization)

     正式組織是一種有明確結構、權責、功能的團體。正式組織通常為了一個較為長期的目標而建立，組織中的成員各有其法定職位、職責、待遇及責任，每一個人的工作都藉著正式的權力組織與層級節制的指揮系統來控制。

     正式組織的特質有：

   (一) 對於組織的目標，有明確的說明書。

   (二) 對於組織內的重要職位，都有詳細的工作說明書。

   (三) 具有完整的組織系統表與編製表，說明組織成員的職責及隸屬關係。

   (四) 指揮系統有明確規劃，且遵守命令統一原則。

二、非正式組織 (informal organization)

     是一種並無正式組織結構或指揮隸屬關係，亦缺乏明確權責界定，由成員間自然互動形成的團體。換言之，非正式組織其權力不是來自於授權，而是由於人員交互行為下產生認同關係所形成的結果。非正式組織包括企業內的次團體，政黨內的派系等。

   (一) 非正式組織的特質

         1. 自然形成：

             人在組織中彼此來往，建立情感，自然產生的親密感及歸屬感。這裏所說的自然形成通常包括下列因素：個性、教育程度、社會團體、領導者的力量等。

         2. 建立非正式的社會關係：

             有別於正式組織的層級節制及分工，非正式組織所產生的認同感會縮近彼此的社會距離，成員間的交往也遵循自由意識，而非隸屬關係。

         3. 影響力：

             以影響力來領導，而非權力。非正式組織的成員間的行為規範是來自成員心中，心甘情願的遵循，而不是受法規規定。

         4. 成員的重疊性：

             因為成員間的共同關係相當多，所以一個組織內並非只有一個非正式組織存在，而其中的成員，也不只專屬於某個非正式組織，所以會出現重疊的現象。

   (二) 非正式組織對正式組織之正面影響

         非正式組織雖可能構成正式組織管理上的困擾，但若疏導得宜，亦可增進正式組織與員工間之和諧，其對正式組織之正面影響有：

         1. 協助組織的聯繫和協調，能平衡正式組織太過僵化的隸屬關係。

         2. 促進管理階層與員工的溝通與意見交流，有助於組織目標的達成。

         3. 滿足成員的個人及社會需求，例如：地位、社會感、歸屬感。

         4. 促使正式組織矯正管理措施。

   (三) 非正式組織對正式組織之負面影響

         以正式組織之主管觀點，非正式組織對正式組織可能造成以下困擾：

         ☉抵制變革

         若組織推動變革時，員工在擔心未來不確定性情況下，容易組成非正式組織抗拒變革。

         ☉傳佈謠言

         非正式組織的成員溝通時，會造成誤會及謠言的產生。

         ☉角色上的衝突

         當員工同時屬於正式及非正式組織的成員時，員工的角色常會有衝突。

         ☉產生社會控制

         社會控制表示個人受到團體的壓力，而受團體控制，可能會妨礙組織的發展。

   (四) 控制非正式組織的方法

         1. 實施輪調制度：

             非正式組織的形成來自於成員間的頻繁接觸，讓成員經常於不同的單位或職務間輪調，不僅可以增加人員工作經驗，培養通才，也可以避免成員在職位上相互勾結。

         2. 發展正式組織及非正式組織的共同目標：

             例如共同的利益或敵人。

         3. 圍堵非正式組織：

             為避免非正式團體過度牽制正式組織，可以成立委員會，與非正式組織的領導者協調溝通。

         4. 建立申訴及建議制度：

             使機關成員有合適的管道表達意見，不需藉由非正式組織來宣洩。

         5. 符合人性的管理：

             管理階層必須深入瞭解員工的需求，把握人際關係，實施激勵管理，讓成員在正式組織中獲得滿足。

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