檔案管理相關法規之管理

作者:陳文欽

檔案管理相關法規之管理

鐵路特考

管理

1.各機關檔案管理單位

至少每年應辦理檔案清理一次。

2.檔案管理之原則:

(1)檔案管理以統一規劃、集中管理為原則。
(2)檔案中有可供陳列鑑賞、研究、保存、教化世俗之器物,得交有關機關保管之。

3.檔案管理作業,包括下列各款事項:

(1)點收    
指檔案管理單位或人員將辦畢歸檔之案件,予以清點受領。
(2)立案    
指就檔案之性質及案情,歸入適當類目,並建立簡要案名。
(3)編目    
指就檔案之內容及形式特徵,依檔案編目規範著錄整理後,製成檔案目錄。
(4)保管    
指將檔案依序整理完竣,以原件裝訂或併採微縮、電子或其他方式儲存後,分置妥善存放。
(5)檢調    
指機關內或機關間因業務需要,提出檔案借調或調用申請,由檔案管理人員依權責長官之核定,檢取檔案提供參閱。
(6)清理    
指依檔案目錄逐案核對,將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案,分別辦理銷毀或移轉,或為其他必要之處理。
(7)安全維護    
指為維護檔案安全及完整,避免檔案受損、變質、消滅、失竊等,而採行之防護及對已受損檔案進行之修護。
(8)其他檔案管理作業及相關設施事項

4.分類、編目、目錄製作及編輯出版(檔案法§8):

(1)    檔案應依檔案中央主管機關規定之分類系統及編目規則分類編案、編製目錄。
(2)    各機關應將機關檔案目錄定期送交檔案中央主管機關。
(3)    檔案中央主管機關應彙整國家檔案目錄及機關檔案目錄定期公布之,並附目錄使用說明。
 

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