商業會計處理準則-3

商業會計處理準則-3


會計憑證

一、會計憑證之意義及種類

商業會計法制定的目的,在於利用確定之會計處理程序,規範各種商業記錄及計算損益之標準,從而作為課徵商業之「營利事業所得稅」或「營業稅」之依據。因此各種會計事項之發生,必須要有「會計憑證」。故商業會計法第十四條規定:「會計事項之發生,均應取得、給予或自行編製足以證明之會計憑證」。違反取得原始憑證及給予他人憑證者,依據商業會計法第七十八條規定,代表商業之負責人、經理人、主辦及經辦會計人員,應處新台幣三萬元以上十五萬元以下罰鍰。
所謂「會計憑證」,指用於證明會計事項發生及會計人員憑以記帳之書面資料。此所謂之會計憑證,依據商業會計法第十五條規定,分為下列二種:
(一)原始憑證
商業會計法第十五條第一款規定:「原始憑證:證明會計事項之經過,而為造具記帳憑證所根據之憑證」。例如:進貨時所索取之發票;銷貨時所開發之發票;支付利息所取得之收據、薪資請領清冊、員工薪資扣繳憑單、買賣契約書、簽帳單。
(二)記帳憑證
商業會計法第十五條第二款規定:「記帳憑證:證明處理會計事項人員之責任,而為記帳所根據之憑證」。

二、原始憑證

原則上商業會計必須先依據原始憑證,才能編製記帳憑證,而原始憑證依據商業會計法第十六條規定,又分為下列三種:
(一)外來憑證
商業會計法第十六條第一款規定:「外來憑證:係自其商業本身以外之人取得者」。例如:繳納保險費收據、匯款回條聯、提貨單、進貨發票、向客戶收取的本票。
(二)對外憑證
商業會計法第十六條第二款規定:「對外憑證:係給與其商業本身以外之人者」。例如:預收保證金收據之存根或留底、退貨單、銷貨發票、償還債款之發出之票據。
(三)內部憑證
商業會計法第十六條第三款規定:「內部憑證:係由其商業本身自行製存者」。例如:折舊攤銷及備抵呆帳提存之計算書表、領用物品清單、商品盤存單、請購單、驗收單、工資表。
原始憑證為證明會計事項發生之最初證明,為期會計記載之正確及真實,商業會計法第十九條第一項乃特別規定:「對外會計事項應有外來憑證或對外憑證,內部會計事項應有內部憑證以資證明」。至於原始憑證應如何制作,依據商業會計處理準則第五條規定如下:
(一)外來及對外憑證應記載下列各項,由開具人簽名或蓋章
1.憑證名稱。
2.日期。
3.交易雙方名稱地址或統一編號。
4.交易內容及金額。
(二)內部憑證由商業根據事實及金額自行製存。
(三)原始憑證會計疑義
經濟部90年10月11日經商字第09002221870號函釋,經查保險公司於接受理賠事件時,係先經理賠部門核定理賠金額後再轉由財務部門依客戶指定方式撥付款項,而「理賠給付通知書」則是依財務部門確定給付後轉由營業處或代辦人交付被保險人,尚不符合原始憑證之定義。

三、記帳憑證

會計人員記帳時,除整理結算或結算後轉入帳目等事項,得不檢附原始憑證外,原則上必須根據原始憑證作成記帳憑證,此商業會計法第十八條第一項有明文規定。
所謂記帳憑證,通常即稱之為「傳票」,它係以記載每一交易要旨,傳遞於各部門間,憑以記帳或審核或收付款項之單據。商業會計法第十七條又分為下列三種:
(一)收入傳票
指收入現金事項,應記入現金簿收方者,所編製之傳票。
(二)支出傳票
指付出現金事項,應記入現金簿付方者,所編製之傳票。
(三)轉帳傳票
指記載與現金無關或僅有部分現金收支事項,而應記入普通日記簿者,所編製之傳票。因會計事項有部分現金收支之情形,若欲分別記入普通日記簿及現金簿者,則應分別編現金傳票及轉帳傳票各一張處理
又者商業會計法第十七條第二項規定:「所稱轉帳傳票得應事實需要,分為現金轉帳傳票及分錄轉帳傳票,各種傳票得以顏色或其他方法區別之」。所謂現金轉帳傳票,係商業交易中有一部分現金收付者所使用之轉帳傳票;所謂分錄轉帳係指商業交易中,無現金收付時所使用的轉帳傳票。

四、簿記順序

依據商業會計法第十八條規定,商業應根據原始憑證,編製記帳憑證,再根據記帳憑證,登入帳簿。亦即應依據下列程序進行:
(一)取得原始憑證
如進銷貨發票、各種收據、薪資表、加班費申請單、驗收入庫單、銀行匯款單、取款條、取款條。
(二)編製記帳憑證
依據原始憑證編製現金收入、現金支出或轉帳傳票。
(三)登入帳簿
將傳票之借貸科目、內容摘要及金額計入現金簿、日記簿、總分類帳等。
但商業會計法第十八條有下列二項例外之規定:
(一)商業整理結算及結算後結轉帳目等事項,得不檢附原始憑證。
(二)商業會計事務較簡或原始憑證已符合記帳需要者,得不另製記帳憑證,而以原始憑證,作為記帳憑證。例如:銀行的「存款條」及「取款條」,本質上屬於原始憑證,但卻直接作為記帳使用,故也是記帳憑證。
又者,商業會計處理準則第六條、第七條、第八條有下列幾項針對記帳憑證編製依據、記載內容、保存方法之主要規範:
(一)編製依據
記帳憑證必須以原始憑證為依據,原始憑證應作為附件。為證明權責存在之憑證或應永久保管或另行裝訂較便之原始憑證得另行彙訂保管,並按性質分類編號,互註日期、編號、保管人、保管處所及編製目錄備查。
(二)記載內容
記帳憑證之內容應包括:商業名稱、傳票名稱、日期、傳票編號、會計項目名稱、摘要及金額。並經相關人員簽名或蓋章。
(三)保存方法
記帳憑證應按日或按月彙訂成冊,加製封面,封面上應記明冊號、起迄日期、頁數,由代表商業負責人授權之經理人、主辦或經辦會計人員簽名或蓋章,妥為保管,並製目錄備查。保管期限屆滿,經代表商業負責人核准,得予銷毀。

五、原始憑證遺失、毀損或不能取得之處理

有時候因為事實上之限制,原始憑證無法取得或因意外事故毀損、缺少或滅失者,依據商業會計法第十九條第二項規定,其處理方式如下:
(一)依法令規定程序辦理
若有法令特別規定處理法方式者,即應依據該法令規定辦理。例如:原始憑證若為一張支票,其遺失或毀損,依據票據法第十八條規定,應先向金融業辦理掛失止付及向法院聲請公示催告。
(二)根據其事實及金額作成憑證
應依據真正原因,作成替代性之原始憑證,例如:乘坐計程車,未能取得車資收據,應填具公司自行設計之「車資單」或「支款單」。
(三)由商業負責人或其指定人員簽名或蓋章,憑以記帳
替代性原始憑證,經商業負責人或其指定人員簽章後,交予會計人員製作傳票,記入帳簿。惟商業負責人或其指定人員在簽章前,為了避免假借遺失、毀損或無法取得而舞弊,得令經辦及主管該事項之人員,分別或共同證明。

會計帳簿

一、會計帳簿之意義及種類

所謂會計帳簿,指會計事項發生時在簿記程序中所使用之簿籍。103/6/18修正之商業會計法第二十條規定,會計帳簿分為下列二種:
(一)序時帳簿
以會計事項發生之時序為主而為記錄者。
(二)分類帳簿
以會計事項歸屬之會計項目為主而為記錄者。主要在於表達各項目金額的變動情形。

二、序時帳簿

商業會計法第二十一條規定,序時帳簿分為下列二種:
(一)普通序時帳簿
以對於一切事項為序時登記或並對於特種序時帳項之結數為序時登記而設者,如日記簿或分錄簿等屬之。
(二)特種序時帳簿
以對於特種事項為序時登記而設者,如現金簿、銷貨簿、進貨簿等屬之。所謂現金簿,係以記載一切關於現金收付之會計事項的序時帳簿。原則上記入現金簿之事項,即不再記入普通序時帳簿。而所謂銷貨簿及進貨簿,係指記載商品銷售及購進商品之序時帳簿。

三、分類帳簿

103/6/18修正後商業會計法第二十二條規定分類帳簿有下列二種:
(一)總分類帳簿
為記載各統馭會計項目而設之分類帳簿。亦稱統制帳簿。例如:應收帳款、應付帳款等設有明細分類帳之帳戶。
(二)明細分類帳簿
為記載各統馭會計項目之明細會計項目而設之帳簿。例如:甲公司應收帳款、乙公司應收帳款等明細帳戶。

四、會計帳簿之設置

商業所設置之會計帳簿,依據商業會計法及商業會計處理準則規定,有下列之限制:
(一)應設置之帳簿
商業會計法第二十三條規定:「商業必須設置之會計帳簿,為普通序時帳簿及總分類帳簿」。惟為配合營業規模較大或組織健全或須記錄成本者之需要,復規定:「製造業或營業範圍較大者,並得設置記錄成本之帳簿,或必要之特種序時帳簿及各種明細分類帳簿;但其會計制度健全,使用總分類帳會計項目日計表者,得免設普通序時帳簿」。違反此項規定者,依據商業會計法第七十六條規定,代表商業之負責人、經理人、主辦及經辦會計人員,或依法受託代他人處理會計事務之人員,應處新台幣六萬元以上三十萬元以下罰鍰。
惟目前「稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法」則另依據不同行業作下列補充規定:
1.凡實施商業會計法之營利事業,應依下列規定設置帳簿:
(1)買賣業:
應設日記簿、總分類帳簿、存貨明細帳、其他必要之補助帳簿。
(2)製造業:
應設日記簿(得視實際需要加設特種日記簿)、總分類帳簿(得視實際需要加設明細分類簿)、原物料明細帳、在製品明細帳、製成品明細帳、生產日報表、其他必要之補助帳簿。
(3)營建業:
應設日記簿、總分類帳、在建工程明細帳、施工日報表、其他必要補助帳簿。
(4)勞務業及其他各業:
應設日記簿、總分類帳簿、營運量記錄簿、其他必要之補助帳簿。
2.不屬實施商業會計法之營利事業,應依下列規定設置帳簿:
(1)買賣業:
應設日記簿、總分類帳簿、存貨明細帳或存貨計數帳。
(2)製造業:
應設日記簿、總分類帳簿、原物料明細帳或原物料計數帳、生產紀錄簿。
(3)勞務業及其他各業:
應設日記簿、總分類帳簿、營運量記錄簿。
(二)編製頁數,不得撕毀
商業會計法第二十四條規定:「商業所設置帳簿,均應按其頁數順序編號,不得撕毀」。違反者,依據商業會計法第七十六條規定,代表商業負責人、經理人、主辦及經辦會計人員,及受託代他人處理會計事務人員,應處新台幣六萬元以上三十萬元以下罰鍰。
(三)設置帳簿目錄
商業會計法第二十五條規定:「商業應設置會計帳簿目錄,記明其設置使用之帳簿名稱、性質、啟用停用日期,由商業負責人及經辦會計人員簽名或蓋章」。違反者依據商業會計法第七十九條規定,代表商業負責人、經理人、主辦及經辦會計人員,處新台幣一萬元以上五萬元以下罰鍰。
(四)人名戶及財物戶之記載
1.人名戶之記載:
商業會計法第二十六條第一項規定:「商業帳簿所記載之人名帳戶,應載明其人之真實姓名,並應在分戶帳內註明其住所,如為共有人之帳戶,應載明代表人之真實姓名及住所」。例如:股東往來性質之交易,應記載股東之姓名於分戶帳。
2.財物戶之記載:
商業會計法第二十六條第二項規定:「商業帳簿所記載之財物帳戶,應載明其名稱、種類、價格、數量及其存置地點」。例如機器設備應於財產目錄記載相關詳細內容。
以上規定僅屬於宣示性之規定,故商業會計法對違反者,尚無罰則之規範。

五、會計帳簿之記載及更正

(一)不得任意更換新帳簿
商業會計處理準則第九條規定,會計帳簿在同一會計年度內,除已用盡外,應連續記載,不得更換新帳簿。
(二)帳簿首頁與次頁之記錄
商業會計處理準則第十條規定,各種帳簿之首頁應設置帳簿啟用、經管、停用記錄;分類帳簿次頁應設置帳戶目錄。
(三)更換新帳簿應加蓋作廢戳記
商業會計處理準則第十一條規定,更換新帳簿時,應於舊帳簿空白頁上,逐頁加蓋「空白作廢」戳記或截角作廢,並在空白首頁加填「以下空白作廢」字樣。
(四)以元為單位
商業會計處理準則第十二條規定,記帳應以元為單位,但得依交易之性質延長元以下之位數。必須注意的是這條規定,係以記帳時,必須以「元」為準,但是財務報表的編製並不受限制,其以千元或萬元或百萬元為單位,並無不可。
(五)錯誤應劃線更正或另開傳票
前述處理準則第十三條規定
1.記帳錯誤如更正後不影響總數者-應在錯誤上劃紅線二道,將更正之數字或文字書寫於上,並由更正人於更正處簽名或蓋章或另開傳票更正,以明責任。
2.記帳錯誤如更正後影響總數者-應另開傳票更正。
 

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