公告的結構

1.公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」(或說明)三段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用「主旨」1段完成者，不必勉強湊成2段、3段。

2.公告分段要領：
主旨  

(1)    應扼要敘述，公告之目的及要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。
(2)    公告刊載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職銜、姓名，刊（登）載於政府公報、其他出版品或電子公布欄之公告，免蓋用印信、免署機關首長職銜、姓名。

依據    

(1)    應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。
(2)    有2項以上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另列縮格書寫。

公告事項或說明    

(1)    有2項以上者，每項應冠數字並分項條列，另列縮格書寫，使層次分明，清晰醒目。
(2)    公告內容僅就「主旨」補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名。
(3)    公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。

3.一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用三段式。

4.公告得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。

其他公文：

1.書函之結構及文字用語比照「函」之規定。

2.定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。

公文用語規定如下：

(一)期望、

目的及准駁用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」「應予照准」、「未便照准」等。

(二)准駁性

建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。