公文做法說明-「函」之製作要領

「函」之製作要領

一般原則：

1.文字敘述應明白曉暢、詞意清晰，以達到「簡、淺、明、確」之要求。

2.文句應正確使用標點符號。

3.文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。

4.應採用語氣肯定、詞意妥切、互相尊重之語詞，避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。

5.函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單者，得用「主旨」一段完成，不必硬性分割為二段、三段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。

分段款式：

1.「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。

2.「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等其他名稱。

3.「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。

各段規格：

1.每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。

2.「主旨」一段不分項，文字緊接段名之冒號下書寫。

3.「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之右書寫；如分項條列，應另列縮格書寫(一字、一符號一碼)為一、二、三、......，(一)(二)(三)......，１、２、３、......，(１)(２)(３)......；但其中“()＂以半型為之。

4.「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜或含有表格者，應編列為附件。

行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處理；其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。但應發布之行政規則，依法規命令之發布程序辦理。

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