文書處理簡便方式注意事項

文書處理採用簡便或定型化方式應注意事項如下：

(一)已行文之事項

逾期未復，須催辦、催繳、催復、催報、催發、催查者，用催辦案件通知單。

(二)不屬於本機關

主管業務或職權範圍之來文，可逕以移文單移送主管機關，不必退還。

(三)不同機關之來文

案由相同其答復同者，應併辦一稿，分知各來文機關。

(四)凡發往甲機關之文稿已經發出

又須以同樣文稿發往乙機關時，應將原案調出，加簽說明，擬照發乙機關，經陳奉核可後，即送請文書單位繕發，不必重行辦稿。

(五)召集會議宜用開會通知單

電子郵件或以電話通知。

(六)借支、請假、出差、請購等例行事項

得用表格填報，或利用機關內部網路，不另用簽。

(七)人事任免等例行案件

宜用定型稿。

(八)各機關交辦文件

宜指示原則，附式舉例說明；審核下級機關陳送報表或附件時，除重大錯誤發還更正外，應即就原案改正並告知，以免公文往返。

簡化文書手續應注意事項如下：

(一)外收發與內收發

非屬必要，應合併辦理。

(二)定期報表

私誼交際文電及其他不涉及公務之文件，均不必辦理收發文登錄，可另用送文簿(單)遞送。

(三)編號登錄之簡化：

1.除總收發應摘由登錄外，其他歷程中只記文號，不必錄由，並可經機關內部網路，傳送有關單位。

2.公文書應一文一號，總收發文所編號碼，應在本機關內統一應用。

3.各機關應視實際情形，採用收發文同號，使文號更趨簡化。

4.收發文編號使用之代字，應以適用為度，勿疊床架屋，徒增累贅。

5.電報發文應以四位阿拉伯數字代表月日(如6月18日為0618)。