協調會商之文書
作者:郭妍
(一)凡案件
與其他機關或單位之業務有關者,應儘量會商。
(二)會商方式
應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急,於下列各款斟酌選用之:
1.以電話、電子傳遞、面洽等方式商詢,必要時並記錄備查。
2.以簽稿送會有關單位。其送會單位較多者,宜採用簽稿會核單,並視案情需要決定採順會或並會方式,會銜公文採用會銜公文會辦單。
3.提例會討論。
4.約集有關單位人員定期舉行會議商討。
5.臨時約集有關人員小組會商。
6.自行持稿送會。
7.以書函洽商。
(三)組織單位較多之機關
應定期舉行會報,涉及2個單位以上需會商之案件,可在會報中提出,經決定作成紀錄後,辦稿時註明「已提○年○月○日會報決定」字樣,不再一一送會。
陳核應注意事項如下:
(一)文件經承辦人員擬辦後
應視其性質,依第37點規定使用公文夾遞送;如與其他單位有關者並應先行會商或送會。
(二)文書之核決
於稿面適當位置簽名或蓋章辦理,其權責區分如下:
1.初核者
承辦人員之直接主管
2.覆核者
承辦人員直接主管之上級核稿者
3.會核者
與本案有關之主管人員(如無必要則免送會)
4.決定者
依分層負責規定之最後決定人
(三)承辦人員
對於承辦文件如未簽擬意見,應交還重擬,再行陳核。
(四)承辦人員擬有2種以上
意見備供採擇者,主管或首長應明確擇定1種或另批處理方式,不可作模稜兩可之批示。
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