公文的寫作原則

寫作公文時，文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第八條所規定「簡、淺、明、確」之要求，而其作業要求內容可參考行政院函頒修正的「文書處理手冊」，手冊中提出了七點公文製作原則：

(一)正確：

文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。

(二)清晰：

文義清楚、肯定。

(三)簡明：

用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。

(四)迅速：

自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。

(五)整潔：

文稿均應保持整潔，字體力求端正。

(六)一致：

機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。

(七)完整：

對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

總之，公文寫作應注意其組織與措詞，在組織上，須符合公文程式之規範；在措詞上，則須依受文對象、立場及性質，根據法理確立主旨，並掌握要點，運用簡潔得體且流暢通順之用語來撰寫，以達到合法、合理和合情之境界。

公文通常用語

製作公文時，應注意使用適當的措詞與專門術語。術語乃約定成俗，不可任意使用，或自創新語。且應依行文系統，使用適當體裁和用語。此外公文製作須避免使用艱深費解之詞彙，力求「簡、淺、明、確」，而加具適當的標點符號，不但可便於閱讀和瞭解，更可避免被誤解而造成困擾。