公文的行款

作者:陳弘儒/王曉瑜/陳雲飛

公文的行款

通常可分為十四部份,除了令與公告外,其他各類,大致相似,茲分述如下:

1.發文機關全銜。
2.文別。
3.機關地址及聯絡方式。
4.受文者。
5.發文日期。
6.發文字號。
7.速別。
8.密等及解密條件或保密期限。
9.附件。
10.本文。
11.正本。
12.副本。
13.署名或蓋章戳。
14.檔號和保存年限等。

 

款式之書寫要領

款式項目

1.發文機關全銜

書寫要領:

發文機關必須填寫機關之全稱,不可只寫簡銜,如「行政院勞工委員會」不可只寫「勞委會」。即使試題未告知全稱,也應自己補全。二個以上之機關會銜者,應名銜並列,字體要放大。

對齊方式:

置中對齊

2.文別

書寫要領:

視公文類別而填寫,如為呈則填「呈」字,函則填「函」字。文別要寫在發文機關全銜之後空一格處,字體則要與發文機關一樣大。

對齊方式:

接續發文機關全銜

3.機關地址

書寫要領:

詳細填寫機關之正確地址,會銜者,只列主辦機關之地址。

本項必需填寫,但令或公告可除外。

對齊方式:

置中起始

4.聯絡方式

書寫要領:

詳細填寫聯絡人員姓名、電話、傳真、電子郵件位址。本項必需填寫,但令或公告可除外。

對齊方式:

置中起始

5.受文者

書寫要領:

受文者即行文的對象,通常逐一填寫,若為機關團體須寫「全銜」;若為個人則應在姓名後標出職稱或稱謂。行文的對象亦可概括,如臺北市政府所屬各機關學校、所屬各鄉鎮市公所。公文中「呈」、「咨」、「函」、「書函」、「申請函」等,皆應列出「受文者」;至於機關內部所用的簽、報告、便箋,也可將受文者寫在正文之後,只要在對方的名銜之前加「謹陳」、「敬陳」或「此致」、「此上」等字樣即可。

對齊方式:

靠左對齊

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