公文格式及用語

公文格式及用語

公文程式的類別

公文程式,是指製作公文的格式與程序。每一類公文皆有特定的格式,必須按照固定的要求來撰寫,不可弄混。此外,通常一件公文,從收文處理到文書核擬及發文處理等過程,都有一定的製作、傳遞程序必須遵守。

公文應依其性質,使用適當的類別。常用之公文類別,可分為以下幾類:

(一)令:

公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。

(二)呈:

對總統有所呈請或報告時使用。

(三)咨:

總統與立法院、監察院公文往復時使用。

(四)函:

各機關處理公務有下列情形之一時使用:

1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。

2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。

3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。

4.民眾與機關間之申請及答復時。

(五)公告:

各機關就主管業務或依據法令規定,向公眾或特定之對象宣布周知時使用。

(六)其他公文:

其他因辦理公務需要之文書,例如:

1.書函:

(1)於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。

(2)代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表,其適用範圍較函為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄送普通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用,其性質不如函之正式性。

2.開會通知單:召集會議時使用。

3.公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項,經通話後,發話人如認有必要,可將通話紀錄作成2份,以1份送達受(發)話人簽收,雙方附卷,以供查考。

4.手令或手諭:機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。

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百科問與答

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