行文系統

公文的行文系統依公文授受雙方的關係為準，可分為上行文、平行文、下行文等三種。各級機關行文系統如下表所示：

機關及行文種類：

1.總統<->行政院、司法院、考試院：令<->呈

2.總統<->立法院、監察院：咨<->咨

3.五院<->五院：平行函<->平行函

4.五院<->其隸屬關係之部會：下行函<->上行函

5.五院<->其無隸屬關係之部會：平行函<->平行函

6.行政院<->各直轄市及縣(市)政府     ：下行函<->上行函

7.立法院、監察院、考試院、監察院<->直轄市政府：平行函<->平行函

8.各部會<->直轄市政府：平行函<->平行函

9.教育部<->各級國立學校：下行函<->上行函

公文的結構

由於公文是處理公務的文書，為使其發生效力，須依合法的固定程式，寫出具體的內容，同時必須採用通順達意、簡淺明確的文字，以及運用合適的語氣來表達，切忌長篇大論、模稜兩可、語意不清。緣此在製作公文前，若能先明白公文結構，非但在撰寫公文時將可更加得心應手，獲取高分，有了縝密的結構，充實的內容，方可收到與對方溝通之效。

所謂公文結構，是指組成公文之體系架構，包含公文本文結構與整體結構。本文結構內容大致可分為：引據、申述、歸結三項，撰寫時應依此三步驟製作公文。整體結構亦稱為行款，所謂「行款」是指公文行文款式，乃公文的形式，亦即一件完整公文所應具備之項目。

公文的行款通常可分為十四部份，除了令與公告外，其他各類，大致相似，茲分述如下：

1.發文機關全銜。

2.文別。

3.機關地址及聯絡方式。

4.受文者。

5.發文日期。

6.發文字號。

7.速別。

8.密等及解密條件或保密期限。

9.附件。