編號、登錄應注意事項如下

(一)總發文人員對待發之公文

應詳加檢查核對，如有漏蓋印信、附件不全或受文單位不符者應分別退還補辦。

(二)待發之文件

應按其性質依序編列發文字號及註明發文日期，如係機密文書或有時間性之文件，應分別標明，以引起受文機關注意。

(三)發文代字應冠以承辦單位之代字

承辦單位如為不固定機關或軍事機構，得另以代字編定統一代號使用，此項代字均以於每年開始預為編定為原則，以便統一使用。總發文字號每年更易1次，年度中間如遇機關首長更動時，其編號仍應持續不另更換。

(四)文號11碼

前3碼為年度，中間7碼為流水號，最後1碼為支號，其中支號係供作雙稿、多稿公文用。

(五)機密文書應由機關首長指定之人員處理

發文時先向總發文人員洽取發文字號填入文中自行封發，並在總發文登記表案由欄內註明密不錄由，或以代碼或代名表示。

(六)各機關之總發文登記表格式

得視實際需要自行製作。公文經編號發文後應依序加以登錄。

(七)發文後之稿件

如承辦單位註明有先發後會或發後補判者，應退還承辦單位自行處理。

封發應注意事項如下：

(一)經編號待發之公文

應由專人負責複檢附件是否齊全，公文與信封是否相符後再封固，並標明速別，登錄後送外收發人員遞送。

(二)同一受文機關之公文

除最速件得提前封發外，其餘普通件得併封發出，並在封套上註明文號件數。

(三)機密文書

最速件或開會通知應於封套上加蓋戳記；機密文書應另加外封套，以重保密。

(四)發文附件應由總發文人員隨文封發

如為現金、票據、有價證券或貴重物品，應由承辦單位檢齊封固書明名稱、數量，並在封口加蓋經辦人員印章隨同公文送交總發文人員辦理封發。