文書之副本

文書有分行之必要者儘量利用副本

避免重複辦稿。使用副本應注意事項如下：

(一)受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關聯或預計將有同樣詢問之機關用副本。

(二)收到其他機關來文，一時未能函復，須向其他機關查詢者，可將查詢行文之副本抄送來文機關。

(三)副本除知會外，尚須收受副本機關處理者，得於文內加敘請就某一事項予以處理之字樣。

(四)因緊急情況越級行文時，得以副本抄送其直屬上級或下級機關。

(五)附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○○附件」。

(六)已抄送副本之機關單位，如其後續來文，內容已在前送副本中列明者，不必答復。

文書保密

一、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。

各機關處理機密文書，除依國家機密保護法與其施行細則及其他法規外，依本手冊辦理。

二、國家機密文書區分為

「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級。不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級。

三、一般公務機密

指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令有保密義務者。

四、各機關應就其主管業務

依第一點第2項各法規所定事項，於必要之最小範圍內，分別詳定應保密事項之具體範圍。

五、核定機密文書

之機密等級、保密期限、解密條件等，應依相關保密法規辦理。