應用文(公文)概述

一、公文的定義

公文具有固定的程序、格式和用語，作為共同遵循的依據，且擁有法律效力的約束性及強制性。所謂「公文」，依公文程式條例第一條云：「稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。」因此公文乃是機關相互間，或個人與機關相互間，為處理公務，表達意志、目的與期望，按一定程序和格式，所撰寫具有特定格式之公務文書，簡稱為公文。根據此條文可知只要是處理公務的文書，都可稱為公文，並不侷限於「公務員」在職務上的製作，故沒有公務員身分和法定職務的公民，向公務機關單位有所陳述或請求的事項，不論為公為私，其所作成的文書，也屬於公文的範圍。而公文的內涵要件為：

(一)必須

是處理公務之文書。

(二)必須

有一方是機關。

(三)必須

符合一定程式。

二、公文程式的類別

公文程式，是指製作公文的格式與程序。每一類公文皆有特定的格式，必須按照固定的要求來撰寫，不可弄混。此外，通常一件公文，從收文處理到文書核擬及發文處理等過程，都有一定的製作、傳遞程序必須遵守。

(一)令：

公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。

(二)呈：

對總統有所呈請或報告時使用。

(三)咨：

總統與立法院、監察院公文往復時使用。

(四)函：

各機關處理公務有下列情形之一時使用：

1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。
2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。
3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。
4.民眾與機關間之申請及答復時。