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應用文(公文)概述
作者:陳弘儒/王曉瑜/陳雲飛一、公文的定義
公文具有固定的程序、格式和用語,作為共同遵循的依據,且擁有法律效力的約束性及強制性。所謂「公文」,依公文程式條例第一條云:「稱公文者,謂處理公務之文書;其程式,除法律別有規定外,依本條例之規定辦理。」因此公文乃是機關相互間,或個人與機關相互間,為處理公務,表達意志、目的與期望,按一定程序和格式,所撰寫具有特定格式之公務文書,簡稱為公文。根據此條文可知只要是處理公務的文書,都可稱為公文,並不侷限於「公務員」在職務上的製作,故沒有公務員身分和法定職務的公民,向公務機關單位有所陳述或請求的事項,不論為公為私,其所作成的文書,也屬於公文的範圍。而公文的內涵要件為:
(一)必須
是處理公務之文書。
(二)必須
有一方是機關。
(三)必須
符合一定程式。
二、公文程式的類別
公文程式,是指製作公文的格式與程序。每一類公文皆有特定的格式,必須按照固定的要求來撰寫,不可弄混。此外,通常一件公文,從收文處理到文書核擬及發文處理等過程,都有一定的製作、傳遞程序必須遵守。
(一)令:
公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。
(二)呈:
對總統有所呈請或報告時使用。
(三)咨:
總統與立法院、監察院公文往復時使用。
(四)函:
各機關處理公務有下列情形之一時使用:
1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。
2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。
3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。
4.民眾與機關間之申請及答復時。
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