蓋印及簽署應注意事項
作者:郭妍
(一)各機關任何文件
非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者,不得蓋用印信。
(二)監印人員
如發現原稿未經判行或有其他錯誤,應即退送補判或更正後再蓋印。
(三)監印人員於待發文件檢點
無誤後,依下列規定蓋用:
1.發布令、公告
派令、任免令、獎懲令、考績通知書、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、匾額及其他依法規定應蓋用印信之文件,均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。
2.呈:
用機關首長全銜、姓名,蓋職章。
3.函:
上行文署機關首長職銜、姓名,蓋職章。平行文蓋職銜簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。
4.書函、開會通知單、會勘通知單
移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文,蓋用機關或承辦單位條戳。
5.機關內部單位主管
依分層負責之授權,逕行處理事項,對外行文時,由單位主管署名、蓋單位主管職章或蓋條戳。
6.機關首長出缺
由代理人代理首長職務時,其機關公文應由首長署名者,由代理人署名。機關首長因故不能視事,由代理人代行首長職務時,其機關公文,除署首長姓名註明不能視事事由外,應由代行人附署職銜、姓名於後,並加註代行二字。
7.會銜公文
如係發布命令應蓋機關印信,其餘蓋機關首長職銜簽字章或職章。
(四)一般公文
蓋用機關印信之位置,以在首頁右側偏上方空白處用印為原則,簽署使用之章戳位置則於全文最後。
(五)公文及原稿
用紙在2頁以上者,其騎縫處均應蓋(印)騎縫章。
(六)附件
以不蓋用印信為原則,但有規定須蓋用印信者,依其規定。
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