分文應注意事項

(一)總收文人員

收到來文經拆驗後，應彙送分文人員辦理分文。如係電子交換、傳真、電報或外文文電，應按程序收文分辦。

(二)分文人員應視

公文之時間性、重要性，依本機關之組織與職掌，認定承辦單位並由各機關規定適當位置加蓋單位戳後，依序迅確分辦；對來文未區分等級而認定內容確係急要者，應加蓋戳記，以提高承辦人員之注意。

(三)來文內容涉及2個單位以上者

應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。

(四)來文屬急要文件或案情重大者

應先提陳核閱，然後再照批示分送承辦單位，如認有及時分送必要者，應同時影印分送。

(五)機關首長或單位主管

交下之公文，分文時應於公文上加註「○○○交下」戳記。

編號、登錄應注意事項如下：

(一)來文完成分文手續

後即在來文正面適當位置標示收文日期及編號，並將來文機關、文號、附件及案由摘要登錄於總收文登記表，分送承辦單位；急要公文應提前編號登錄分送。

(二)總收文登記表之格式

得視機關實際之需要自行製作。

(三)總收文號按年順序編號

年度中間如遇機關首長更動時，其編號仍應持續，不另更換。

(四)每日下班2小時前

送達總收文人員之文件，應於當日編號登錄分送承辦單位。

(五)機密文書

應由機關首長指定之處理人員向總收文人員洽取總收文號填入該文件，並在總收文登記表案由欄內註明密不錄由，或以代碼或代名表示。