公文的製作

一、公文程式之類別說明如下：

(一)公文分為

「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種：

1.令    

公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用

2.呈    

對總統有所呈請或報告時使用

3.咨    

總統與立法院、監察院公文往復時使用

4.函    

各機關處理公務有下列情形之一時使用：
     
(1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時

(2)下級機關對上級機關有所請求或報告時

(3)同級機關或不相隸屬機關間行文時

(5)民眾與機關間之申請與答復時

5.公告    

各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。

6.其他公文

其他因辦理公務需要之文書，例如：

(1)書函         

A.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用

B.舉凡答復內容無涉准駁、解釋之簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。

(2)開會通知單或會勘通知單    

召集會議或辦理會勘時使用。

(3)公務電話紀錄    

凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發（受）話人如認有必要，可將通話紀錄作成2份，以1份送達受（發）話人簽收，雙方附卷，以供查考。

(4)手令或手諭    

機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。

(5)簽    

承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

(6)報告    

公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。

(7)箋函或便簽    

以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。

(8)聘書    

聘用人員時使用。

(9)證明書    

對人、事、物之證明時使用。

(10)證書或執照    

對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。

(11)契約書    

當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。

(12)提案    

對會議提出報告或討論事項時使用。

(13)紀錄  

 記錄會議經過、決議或結論時使用。