公文的結構 一般行政

作者:陳雲飛

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公文的結構

 公文的結構

由於公文是處理公務的文書,為使其發生效力,須依合法的固定程式,寫出具體的內容,同時必須採用通順達意、簡淺明確的文字,以及運用合適的語氣來表達,切忌長篇大論、模稜兩可、語意不清。緣此,在製作公文前,若能先明白公文結構,非但在撰寫公文時將可更加得心應手,獲取高分,有了縝密的結構,充實的內容,方可收到與對方溝通之效。

所謂公文結構,是指組成公文之體系架構,包含公文本文結構與整體結構。本文結構內容大致可分為:引據、申述、歸結三項,撰寫時應依此三步驟製作公文。整體結構亦稱為行款,所謂「行款」是指公文行文款式,乃公文的形式,亦即一件完整公文所應具備之項目。

公文的行款通常可分為十四部份,除了令與公告外,其他各類,大致相似,茲分述如下:

1.發文機關全銜。

2.文別。

3.機關地址及聯絡方式。

4.受文者。

5.發文日期。

6.發文字號。

7.速別。

8.密等及解密條件或保密期限。

9.附件。

10.本文。

11.正本。

12.副本。

13.署名或蓋章戳。

14.檔號和保存年限等。

以下將提供現行公文標準格式,並依公文行款說明其書寫方式:

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