公文的寫作原則 一般行政

作者:陳雲飛

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公文的寫作原則

公文的寫作原則

寫作公文時,文字使用應儘量明白曉暢,詞意清晰,以達到公文程式條例第八條所規定「簡、淺、明、確」之要求,而其作業要求內容可參考行政院函頒修正的「文書處理手冊」,手冊中提出了七點公文製作原則:

(一) 正確:文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。

(二) 清晰:文義清楚、肯定。

(三) 簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。

(四) 迅速:自蒐集資料,整理分析,至提出結論,應在一定時間內完成。

(五) 整潔:文稿均應保持整潔,字體力求端正。

(六) 一致:機關內部各單位撰擬文稿,文字用語、結構格式應力求一致,同一案情的處理方法不可前後矛盾。

(七) 完整:對於每一文件,應作深入廣泛之研究,從各種角度、立場考慮問題,與相關單位協調聯繫。所提意見
                 或辦法,應力求周詳具體、適切可行,並備齊各種必需之文件,構成完整之幕僚作業,以供上級採擇。

總之,公文寫作應注意其組織與措詞,在組織上,須符合公文程式之規範;在措詞上,則須依受文對象、立場及性質,根據法理確立主旨,並掌握要點,運用簡潔得體且流暢通順之用語來撰寫,以達到合法、合理和合情之境界。

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