99年鐵路特考

科目：(高員三級)事務管理

四、節能減碳是當前全世界的趨勢，車輛管理應注意那些事項，以符節能減碳要求？又水、電、瓦斯及油料應如何控制，以達到節約的目標。

事務管理完全攻略FICE9-3 (P129、P152、P153)
擬答：
(一)車輛之管理須指定具有經驗或有技術之人員擔任。車輛管理應備齊必要表卡，隨時將調派使用、里程登記、油料管理、保養檢修等情形，詳盡記錄，按月統計分析，俾作為駕駛人考核之依據及擬定工作計畫參考。車輛管理應注意事項如下：
1.車輛管理人員及其主管應按規定使用車輛，以為同仁表率。 2.督促車輛駕駛人應按照規定，認真辦理檢查及保養工作。 3.嚴禁駕駛人違規駕駛。 4.經常以各種方式提示駕駛人，熟悉交通法令規章及注意行車安全。 5.隨時注意駕駛人情緒，使其生活規律化，不得有酗酒及賭博等情事。 6.禁止駕駛人兼營有關車輛之業務。 7.考核駕駛人服務道德、工作態度。 8.注意駕駛人充分休息，避免過分疲勞，影響駕駛。 9.經常檢查駕駛人，有無違章及肇事紀錄。 10.無駕駛執照者不得駕駛車輛，或有駕駛執照者，不得越級駕駛車輛。 11.機件發生故障時，應即檢修，不得勉強行駛。 12.酌備有關書籍供駕駛人閱讀，充實其汽車駕駛、保養、修理之知識與技術。 13.注意繳納牌照稅、燃料費及定期檢驗，以免受罰。 14.注意車輛保險期限，到期主動續保，確保權益。
(二)節約能源注意事項：
1.節約用水應注意下列事項： (1)自來水設備應安裝節水器具，並做定期檢查，以防止漏水；發現漏水時，應即修復，必要時得通知自來水廠檢修。 (2)水龍頭應隨時關閉，並使用節流裝置以節約用水。 2.節約用電應注意下列事項： (1)裝設中央空調系統或使用空調設備之辦公處所，應指定專人管理。 (2)耗用電量較多之單位，應建立能源查核制度，並訂定節約用電目標及執行計畫。 (3)設有空調設備之辦公處所，應於修建建築物時注意加強隔熱設施。 (4)使用冷氣時，溫度儘量保持攝氏二十六度至二十八度之間。其濕度經常保持相對濕度百分之四十至六十之間。(5)三樓以下或升降層數未逾三層者，除供行動不便者使用外，應避免使用電梯。 (6)電氣設備，儘量採用省電設施，不用時應立即關閉。辦公處所之電燈開關處宜酌設隨手關燈之標示，以促使員工注意。 3.節約用瓦斯應注意下列事項： (1)瓦斯設備應定期檢查，以防止漏氣，並加設漏氣警報裝置。 (2)瓦斯使用後，應隨時關閉。 (3)瓦斯設備過於陳舊，應即更新。 (4)瓦斯設備較多之單位，應派專人管理。 4.公務汽車所需油料，應按下列規定辦理： (1)各種汽車之使用，均須填具行車紀錄，車輛管理人員根據各車輛使用加油卡加油數量，覈實核銷油料，如耗油率異常時，應即安排進場保養調整，以防浪費。 (2)保養用油比照維修材料管理，依實際需要領用，如消耗過多，應即檢驗該車是否正常。

一、從事文書處理，應注意文書處理程序，其一般原則為何？

事務管理完全攻略FICE9-3 (P12-P13)
擬答：
文書處理程序一般原則如下：
(一)各機關處理文書，應明確劃分各經辦單位之權責，以期密切配合。
(二)各機關文書之處理，其方式、手續、流程、文字、用語等，應力求簡明。
(三)各機關之文書作業，均應按照同一程序集中於文書單位處理。惟機關之組織單位不在同一處所及以電子文件行之者，不在此限。
(四)各機關應指定適當人員負責辦理收發文及分文工作；收發電報、傳真、電子交換及機密文件，並應指定專人處理。
(五)文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。
(六)各機關得視實際需要，採用收發文同號。
(七)文書須記載年、月、日，配合流程管理，得註明時間；文書中記載年份，一律以國曆為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。
(八)文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間(例如十一月八日十六時，得縮記為1108/1600)，以明責任。簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽。
(九)各機關在辦公時間外，遇有公文收受，應由值日人員按照值日及值夜規則之規定辦理。
(十)機關內部各單位間文書之傳遞，均應視業務繁簡及辦公室分布情形，設置送文簿或以電子方式簽收為憑。
(十一)組織龐大所屬單位較多而分散辦公之機關，應設立公文交換中心，定時集中交換，以加速公文之傳遞。
(十二)機關因業務需求，得將公文登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告知，不另行文；登載電子公布欄之公文應註明登載期限，超過期限者，應自電子公布欄專區移除。
(十三)各機關對於其他機關電子公布欄所登載之資訊，應視內容性質自行下載使用並為必要之處理。收文方對發文方告知登載電子公布欄之訊息，應依其訊息擷取相關資料，並為妥適處理。
(十四)人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時，應符合機關公文電子交換作業辦法、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及相關規定。

二、請說明檔案管理的意義，檔案管理作業包含那些事項？

事務管理完全攻略FICE9-3 (P265、P47)
擬答：
(一)檔案管理(ArchivesManagement；RecordsManagement)是各機關或團體之檔案管理專責單位直接對檔案實體文件和檔案資訊進行整理，不僅是將已處理的文書及有關檔案資料歸檔，妥善予以保管，並且能提供應用服務的各項業務工作的總稱。檔案管理的組成部分，包括：檔案蒐集、檔案編目、檔案整理、檔案價值鑑定、檔案保管、檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案應用等項目。惟依據檔案法第七條規定，檔案管理作業包括：點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護、其他檔案管理作業及相關設施事項。 (資料來源：檔案管理局http://www.archives.gov.tw)
(二)檔案管理作業，包括下列各款事項：
1.點收。 2.立案。 3.編目。4.保管。 5.檢調。 6.清理。 7.安全維護。 8.其他檔案管理作業及相關設施事項。

三、財產在那些情況下可以報廢？報廢財產如何處理？

事務管理完全攻略FICE9-3 (P111)
擬答：
(一)各機關財產毀損，致失原有效能不能修復，或經評估修復而不經濟者，得依有關法令規定程序予以報廢，並應注意下列事項：
1.在未奉核定處理前，應妥善保管，不得隨意廢棄。 2.財產之報廢，應依各機關財物報廢分級核定金額表之規定辦理。 3.財產之報廢，依各機關財物報廢分級核定金額表，需報審計機關審核者，應由財產管理單位填具財產毀損報廢單。
(二)報廢之財產，不再以財產列管，其後續處理，除其他法令另有規定外，經評估後，得依下列方式處理：
1.變賣：已失使用效能，而尚有殘餘價值者。 2.再利用：失其固有效能，而適合別項用途者或其整件中有部分附屬設備，於拆除後可供使用者。 3.轉撥：可無價轉讓他人使用者。 4.交換：可與其他機關或公營事業交換使用者。 5.銷毀或廢棄：毫無用途者。

四、何謂會議？會議之召集規劃、進行程序及議事紀錄應注意那些事項？

事務管理完全攻略FICE9-3 (P194-P196)
擬答：
(一)會議之定義：三人以上，循一定之規則，研究事理，達成決議，解決問題，以收群策群力之效者，謂之會議。
(二)會議之召集規劃：
1.會議的類別： (1)議事在尋求多數意見並以整個會議名義而決議者，如各級議事機關之會議，各級行政機關之會議，各種人民團體之會議，各種企業組織之股東大會及理監事會議等。 (2)議事在集思廣益提供意見而為建議者，如各種審查會、處理附委案件之委員會等。 各機關對其首長交議或提供意見之幕僚會議，得準用前項之規定。 2.開會法定人數： (1)永久性集會，得自定其開會額數。如無規定，以出席人數超過應到人數之半數，始得開會。(應到人數：全體總數－因公、因病人數) (2)處理議案之委員會，應有全體委員通過半數之出席，始得開會。 (3)會員無定額者不受開會額數之限制。 3.不足額處理： (1)開會時間已至，不足開會額數者，得宣佈延長之，延長兩次仍不足額時，主席應宣告延會，或改開談話會。 (2)因天災人禍，須為緊急處理，而出席人數因故未達開會額數者，得開談話會，依出席人三分之二以上之同意，作成決議行之，但該項決議應於會後儘速通知為出席人，並須於下次正式會議，提出追認之。 (3)會議進行中，經主席或出席人提出數額問題時，主席應立即按鈴，或以其他方法，催促暫時離席之人，回至議席，並清點在場人數，如不足額，主席應宣佈散會或改開談話會，但無人提出數額問題時，會議仍照常進行。在談話會中，如已足開會額數時，應繼續進行會議。
(三)進行程序：
1.由主席或臨時主席（發起人或籌備人）報告出席人數，並宣佈開會：
(1)推選主席。（由臨時主席宣佈開會者，應正式推選主席，但臨時主席得當選為主席。） (2)主席報告議程，及各項程序預定之時間。（已另印發議事日程者，此項從略。） (3)主席報告議程後，應徵詢出席人有無異議，如無異議，即為認可；如有異議，應提付討論及表決。 2.報告事項： (1)宣讀上次會議紀錄。（如係第一次會議，或已設置紀錄委員會者，此項從略） (2)報告上次會議決議案執行情形。（無此項報告者從略） (3)委員會或委員報告。（無此項報告者從略） (4)其他報告。（如有其他各種報告，應將報告之事或報告人，一一列舉，無則從略） (5)以上各款報告完畢後，得對上次決議之情形，或其他會務進行情形，檢討其利弊得失，及其改進之方法。 3.討論事項： (1)前會遺留之事項。（如前會有未完之事項，或指定之事項，須於本次會議討論者，應將其一一列舉，如無此種事項者，從略） (2)本次會議預定討論之事項。（應將各預定討論事項一一列舉） (3)臨時動議。 (4)選舉。（如有必要，此項得移於討論事項之前） (5)散會。
(四)議事紀錄： 開會應備置議事紀錄，由主席及紀錄分別簽署，其主要項目如下：
1.會議名稱及會次。 2.會議時間。 3.會議地點。 4.出席人姓名及人數。 5.列席人姓名。 6.請假人姓名。 7.主席姓名。 8.紀錄姓名。 9.報告事項。 10.選舉事項，選舉方法，票數及結果。（無此項目者，從略） 11.討論事項，表決方法及結果。 12.其他重要事項。