共同科目準備要領

國文公文準備要領

分配30分鐘,預計寫2頁半到3頁,首先格式一定要對,說明跟辦法各寫2~5點。通常一定拿到基本分11~13分,15分已算很高分。但沒背沒寫一定不會,所以考前3~5天專業科目都準備妥當了,準備一下公文吧!考前背公文格式也是最符合經濟效益的方式。

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以下就各部分寫作要點略說明之:
一、公文的字號大小:
  (一)機關全銜及函為20號字。
  (二)受文者、主旨、說明、辦法、內文、職稱均為16號字。
  (三)發文日期、發文字號、速別、密等及解密條件或保密期限、正本、副本、抄本等均為
      12號字。
  (四)檔號、保存年限及頁碼均為10號字。
考試時,無須精確符合字號大小,只要能凸顯出上述4種字體的不同即可。
如範文所示,大字1個字1格;小字2個字1格。

二、行文系統判斷:
因為公文行文對象不同,可分為上行文、平行文、下行文,區別如下:
 ‧上行文:對上級機關。Ex:行政院各部會→行政院
 ‧平行文:對同級機關、不相隸屬機關。Ex:交通部→教育部、司法院→法務部
 ‧下行文:對下級機關。Ex:行政院環保署→台北市環保局

三、發文者與受文者:
  (一)原則寫全銜:
      Ex:環保署→行政院環境保護署
         調查局→法務部調查局
  (二)受文者若是發文者的下屬,機關全銜可省略:
      Ex:內政部函內政部警察署,受文者:「本部」警察署
  (三)通函通發:
      Ex:內政部警政署行文給各縣市警察局 受文者:「各縣市」警察局

四、地址、連絡方式:
從卷面左邊數來第8格開始寫,如範文簡單表達即可。每個字寫1/4格。

五、郵遞區號、受文機關地址:
為什麼這兩行要如此迷你呢?因為方便放入寄送公文「開窗信封」。

六、發文日期:如範文數字部分以○○表示。
七、發文字號:如範文數字部分以○○表示。
八、速別:考試時原則上不填,只有上級給下級的下行文,才填上「最速件」。
九、密等及解密條件或保密期限:不填
十、附件:題目有附件就+引號把附件名稱填上
十一、主旨:
  (一)結構為發文動機、題文摘要、期望語。
  (二)原則照題目抄寫,如範文。
  (三)遇到主旨過長的情境題,請自己濃縮歸納主旨。
  (四)常用公文期望語:

上行文 請 鑒核、請 核示
平行文 請 查照、請 查照辦理
下行文 請 查照、請 查照辦理

 

十二、說明:
  (一)「說明」主要是表達本篇公文的原因與理由,切記絕對不能寫到「辦法」。故寫說明
    時,可以將原因闡述地更具體,突顯其重要性。
  (二)架構可依循:
    1.說明一:依據xx院xx年xx月xx日xx字第xxxx號函辦理or邇來屢傳、統計顯示、研
         究指出……。
    2.說明二:目前現況、突顯嚴重性
    3.說明三:附件(可寫可不寫)

十三、辦法:
  (一)「辦法」目的在提出具體、可行的方法。
  (二)如果是上行文,千萬不要寫「辦法」。
  (三)有4種公式可套用:
    1.請召集oooo人員,組成oo專案小組,依照xx辦法切實執行。
    2.請針對oooo問題,辦理oo座談會,以加強oo觀念。
    3.請利用大眾傳播媒體宣導,以達oooo之效。
    4.本案業經本o列入年終考核重點項目,執行本案有功人員,准予從寬敘獎;或表現不
       良之單位,將予以重責。(擇一)

十四、正副本:
  (一)各一列,字要縮小。
  (二)正本依受文者寫,副本空白。

十五、首長核章:
  (一)依範文,姓名寫OOO即可。
  (二)上行文:(蓋職章) ;平行文與下行文:(簽字章)。

推薦參考資料:公文書寫作要領(鐘前處長昱男編著)