公文做法說明-「函」之製作要領 一般行政

作者:陳雲飛

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公文做法說明-「函」之製作要領

「函」之製作要領

一般原則:

1.文字敘述應明白曉暢、詞意清晰,以達到「簡、淺、明、確」之要求。

2.文句應正確使用標點符號。

3.文內避免層層套敘來文,祇摘述要點。

4.應採用語氣肯定、詞意妥切、互相尊重之語詞,避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。

5.函的結構,採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式,案情簡單者,得用「主旨」一段完成,不必硬性分割為二段、三段;「說明」、「辦法」兩段段名,均可因事、因案加以活用。

分段款式:

1.「主旨」:為全文精要,以說明行文目的與期望,應力求具體扼要。

2.「說明」:當案情必須就事實、來源或理由,作較詳細之敘述,無法於「主旨」內容納時,用本段說明。本段段名,可因公文內容改用「經過」、「原因」等其他名稱。

3.「辦法」:向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時,用本段列舉。本段段名,可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。

各段規格:

1.每段均標明段名,段名之上不冠數字,段名之下加冒號「:」。

2.「主旨」一段不分項,文字緊接段名之冒號下書寫。

3.「說明」、「辦法」如無項次,文字緊接段名冒號之右書寫;如分項條列,應另列縮格書寫(一字、一符號一碼)為一、二、三、......,(一)(二)(三)......,1、2、3、......,(1)(2)(3)......;但其中“()"以半型為之。

4.「說明」、「辦法」中,其分項條列內容過於繁雜或含有表格者,應編列為附件。

行政規則以函檢發,多種規則同時檢發,可併入同一函內處理;其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。但應發布之行政規則,依法規命令之發布程序辦理。

 

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