公文的寫作原則 桃園大眾捷運公司

公文的寫作原則

寫作公文時,文字使用應儘量明白曉暢,詞意清晰,以達到公文程式條例第八條所規定「簡、淺、明、確」之要求,而其作業要求內容可參考行政院函頒修正的「文書處理手冊」,手冊中提出了七點公文製作原則:

(一)正確:

文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。

(二)清晰:

文義清楚、肯定。

(三)簡明:

用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。

(四)迅速:

自蒐集資料,整理分析,至提出結論,應在一定時間內完成。

(五)整潔:

文稿均應保持整潔,字體力求端正。

(六)一致:

機關內部各單位撰擬文稿,文字用語、結構格式應力求一致,同一案情的處理方法不可前後矛盾。

(七)完整:

對於每一文件,應作深入廣泛之研究,從各種角度、立場考慮問題,與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法,應力求周詳具體、適切可行,並備齊各種必需之文件,構成完整之幕僚作業,以供上級採擇。

總之,公文寫作應注意其組織與措詞,在組織上,須符合公文程式之規範;在措詞上,則須依受文對象、立場及性質,根據法理確立主旨,並掌握要點,運用簡潔得體且流暢通順之用語來撰寫,以達到合法、合理和合情之境界。

公文通常用語

製作公文時,應注意使用適當的措詞與專門術語。術語乃約定成俗,不可任意使用,或自創新語。且應依行文系統,使用適當體裁和用語。此外公文製作須避免使用艱深費解之詞彙,力求「簡、淺、明、確」,而加具適當的標點符號,不但可便於閱讀和瞭解,更可避免被誤解而造成困擾。

百科問與答

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