發文之處理

繕印應注意事項如下：

(一)各機關文書單位

之分繕人員收到判行待發之文稿，應注意稿件之緩急並詳閱文稿上之批註後登錄交繕。

(二)分繕人員

收到待發之文稿如認為所註明發出之期限急迫，預計無法依限辦妥者，應向承辦單位洽商改訂，並在稿面註明，以明責任。

(三)凡機密性及重要性之文稿，應指定專人負責繕印。

(四)分配繕印之文件

應以當日繕印竣事為原則。

(五)繕印人員對交繕之文稿

如認其不合程式或發現原稿有錯誤或可疑之處時，應先請示主管或向承辦人員查詢洽請改正後再行繕印。

(六)各機關對外行文

應一律使用統一規格之公文紙，其版面包括字型、字體大小及行距等，得參考「政府文書格式參考規範」辦理。

(七)繕印人員

對文件內之金額、數字、人名、地名、日期或較重要之辭句不得因繕打錯誤而任意添註、塗改及挖補。

(八)繕印文件宜力求避免獨字成行

獨行成頁。遇有畸零字數或單行時，宜儘可能緊湊。

(九)繕印公文

遇有未編訂發文字號之文稿，儘量先提取發文字號。

(十)繕印人員遇行文單位

兼有電子交換及非電子交換之文稿時，均應送請校對。
 

校對應注意事項如下：

(一)公文繕印完畢

後應由校對人員負責校對，校對人員應注意繕印公文之格式、內容、標點符號與原稿是否相符。

(二)機密及重要文件

應指定專人負責校對。

(三)校對人員發現繕印之文件有錯誤時

應退回改正；不影響全文意旨者，得於改正後在改正處加蓋校對章；其電子檔須一併改正。

(四)校對人員如發現原稿有疑義

或有明顯誤漏之處，或機密文書未註記解密條件或保密期限者，應洽承辦人員予以改正；文內之有關數字、人名、地名及時間等應特加注意校對。

(五)公文校對完畢

應先檢查受文單位是否相符及附件是否齊全後，於原稿註記校對人員章，並於登錄後送監印人員蓋印。

(六)重要公文

及重要法案經校對人員校對後，宜送請承辦人員複校後再送發。

(七)校對人員

遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應詳於校對無誤後，將非電子交換公文附於文稿內，循發文程序作業。