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款式之書寫要領
作者:陳雲飛&許文達&夏進發文機關全銜:
發文機關必須填寫機關之全稱,不可只寫簡銜,如「行政院勞工委員會」不可只寫「勞委會」。即使試題未告知全稱,也應自己補全。二個以上之機關會銜者,應名銜並列,字體要放大。
文別:
視公文類別而填寫,如為呈則填「呈」字,函則填「函」字。文別要寫在發文機關全銜之後空一格處,字體則要與發文機關一樣大。
機關地址:
詳細填寫機關之正確地址,會銜者,只列主辦機關之地址。
本項必需填寫,但令或公告可除外。
聯絡方式:
詳細填寫聯絡人員姓名、電話、傳真、電子郵件位址。
本項必需填寫,但令或公告可除外。
受文者:
受文者即行文的對象,通常逐一填寫,若為機關團體須寫「全銜」;若為個人則應在姓名後標出職稱或稱謂。行文的對象亦可概括,如臺北市政府所屬各機關學校、所屬各鄉鎮市公所。公文中「呈」、「咨」、「函」、「書函」、「申請函」等,皆應列出「受文者」;至於機關內部所用的簽、報告、便箋,也可將受文者寫在正文之後,只要在對方的名銜之前加「謹陳」、「敬陳」或「此致」、「此上」等字樣即可。
發文日期:
公文程式條例第6條第1項規定:「公文應記明國曆年、月、日。」其目的為法律上時效之依據。
發文字號:
公文程式條例第6條第2項規定:「機關公文,應記明發文字號。」其目的在便於查驗。
速別:
視公文速別填寫,如最速件便填「最速件」;速件填「速件」,普通件則填「普通件」。令或公告無須填寫此項。
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