文書的簡化

一、減少文書數量應注意事項如下：

(一)各級機關

本於其職掌範圍規定處理之事項，除法令規定及性質重要者外，無須報備。

(二)無轉行或答復必要之文書

或例行准予備查之案件，應逕予存查。

(三)屬公告周知之文書

應於電子公布欄公布，並得刊載於政府公報、公告或其他公務性刊物，以代替行文，下級機關應即照辦，無須逐級函轉。

(四)同一機關之內部各單位

必須以書面洽辦公務者，應以書函或便簽行之，或將原文影印分送會簽，並儘量利用電子方式處理。

(五)各機關自其他機關電子公布欄

所擷取之資訊，可直接利用機關內部網路轉登或辦理，無須另外行文。

(六)副本如僅為通知性質

不須辦理，亦無其他意見者，無須行文答復。

(七)內容簡單

無須書面行文者，可用電話接洽。

(八)機關團體首長到任就職

地址、電話變動、年度發文代字號，或其他一般性通報周知事項，應登載電子公布欄。

(九)上級交下級核議之文件，可用交辦(議)案件通知單為之。

(十)凡造送各種報表

除必須備文附送者外，一律由主辦單位逕行送發。

(十一)屬機關內部通報性質之公文

得以登載機關內部電子公布欄或電子傳遞方式告知；其採電子傳遞方式者，須確認相關收受人員能獲知該項訊息。

(十二)上級機關公報或通訊刊載之文件

下級機關應即照辦，無須逐級函轉。如須行文催辦，祇錄該案所登公報或通訊之期數、頁數、發文日期、字號及主旨，以便檢查。