收文處理

一、簽收應注意事項如下：

(一)外收發人員收到公文或函電

除普通郵遞信件外，應先將送件人所持之送文簿或清單逐一查對點收，並就原簿、單，註明收到時間蓋戳退還；如無送文簿、單，應填給送件回單。機關如未設外收發單位者，應指定專人辦理。

(二)外收發人員

收到之文件應登錄於外收文簿，其係急要文件、機密文書、電報或附有現金、票據等者，應隨收隨送總收文人員，其餘普通文件應依性質定時彙送。文件封套上指定收件人姓名者，應另用送文簿登錄，並比照上述文件性質，隨時或按時送達。

(三)來人持同文件

須面洽者，應先以電話與承辦單位接洽，如有必要再引至承辦單位，其所持文件應囑承辦單位補辦收文手續。

(四)收件應注意

封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡，應當面會同送件人於送文簿、單上，註明退還或拒收。

(五)電子交換收文人員

應注意傳遞交換之電子文件、儲存電子檔、確認發文單位，及檢查附件與文件有否疏漏或被竄改。

二、拆驗應注意事項如下：

(一)總收文人員

收到文件拆封後，除無須登錄者外，如為機密文書或書明親啟字樣之文件，應於登錄後，送由機關首長指定之機密文書處理人員或收件人收拆；如為普通文件，應即點驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺，除將原封套保留註明外，應以電話或書面向原發文機關查詢。

(二)應檢視文內之發文日期

與送達日期或封套郵戳日期是否相稱，如相隔時日較長時，應在文面註明收到日期。
封」，以資識別。