控制的基本概念

何謂控制

(一)基本概念

控制又稱為管制，是管理機能的最後一個步驟，要確信所安排的工作都能正確的加以執行，針對計劃將各項工作處理的結果加以評核，然後採取必要的改正措施，使工作的結果能照計劃而達成。控制乃是PDCA中C到A的過程，其目的在於確保策略執行及回饋。

(二)有效控制的原則

為了讓控制有效地達成其目標，我們應注意一些有效控制的原則：

1.保持與目標相關：

控制應與規劃所做的目標相關。無關的項目不應列入控制範圍，如果列入無關緊要的項目，則稱為過度控制。反而會有反效果。

2.建立良好的回饋機制：

結果的回饋及反應須及時且正確。控制系統與管理人員間應該有良好的溝通系統。

3.預警能力：

控制系統一旦可能或已經發生問題，應該會立即發出警告，並有處理的措施。

4.經濟效益：

設立控制系統時，必須符合經濟效益，如果成本過高，則該尋求其他方案。有時我們會使用例外管理。例外管理就是一種考量經濟效益性的管理方式；在生產管理上所謂ABC管理也是為了經濟效益性。

5.數量化管控：

目前的管控方式主流是以數量控管為主要方式。雖然數量方法有其侷限，但仍是比較客觀且容易事後分析的做法。舉例來說，平衡計分卡就是一種數量化的管控機制。

6.保持彈性：

好的控制系統要能隨時調整，以適應外在環境的變遷。

7.易讀易懂，強化溝通：

控制系統的使用或是呈現的結果，都該簡單易懂，方便管理者使用，才不會流於形式。

8.提供修正措施：

有效的控制系統不但能指出問題所在，還要能提供修正的措施。