協調會商之文書

(一)凡案件

與其他機關或單位之業務有關者，應儘量會商。

(二)會商方式

應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，於下列各款斟酌選用之：

1.以電話、電子傳遞、面洽等方式商詢，必要時並記錄備查。

2.以簽稿送會有關單位。其送會單位較多者，宜採用簽稿會核單，並視案情需要決定採順會或並會方式，會銜公文採用會銜公文會辦單。

3.提例會討論。

4.約集有關單位人員定期舉行會議商討。

5.臨時約集有關人員小組會商。

6.自行持稿送會。

7.以書函洽商。

(三)組織單位較多之機關

應定期舉行會報，涉及2個單位以上需會商之案件，可在會報中提出，經決定作成紀錄後，辦稿時註明「已提○年○月○日會報決定」字樣，不再一一送會。

陳核應注意事項如下：

(一)文件經承辦人員擬辦後

應視其性質，依第37點規定使用公文夾遞送；如與其他單位有關者並應先行會商或送會。

(二)文書之核決

於稿面適當位置簽名或蓋章辦理，其權責區分如下：

１.初核者
    承辦人員之直接主管
2.覆核者
    承辦人員直接主管之上級核稿者
3.會核者
    與本案有關之主管人員（如無必要則免送會）
4.決定者
    依分層負責規定之最後決定人

(三)承辦人員

對於承辦文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核。

(四)承辦人員擬有2種以上

意見備供採擇者，主管或首長應明確擇定1種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。