公文通常用語

製作公文時，應注意使用適當的措詞與專門術語。術語乃約定成俗，不可任意使用，或自創新語。且應依行文系統，使用適當體裁和用語。此外公文製作須避免使用艱深費解之詞彙，力求「簡、淺、明、確」，而加具適當的標點符號，不但可便於閱讀和瞭解，更可避免被誤解而造成困擾。在行政院函頒修正的「文書處理手冊」中，對於公文用語、法律用字、法律用語與標點符號作了統一的規範，以下將之列出，提供參考。

(一)公文用語規定

1.期望用語

得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見覆」。

2.准駁性、建議性

之公文用語，必須明確肯定。

3.直接稱謂用語：

(1)有隸屬關係之機關：

上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。

(2)對無隸屬關係之機關：

上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。

(3)對機關首長間：

上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。

(4)機關(或首長)對屬員稱「台端」。

(5)機關對人民稱「台端」、「女士」、或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。

(6)行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱「貴機關」或「貴單位」。

4.間接稱謂用語：

(1)對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。

(2)對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」。