公文製作的作法說明

(一)函：

1.「函」之製作要領：

(1)一般原則：
A.文字敘述應明白曉暢、詞意清晰，以達到「簡、淺、明、確」之要求。
B.文句應正確使用標點符號。
C.文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。
D.應採用語氣肯定、詞意妥切、互相尊重之語詞，避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。
E.函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單者，得用「主旨」一段完成，不必硬性分割為二段、三段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。

(2)分段款式：
A.「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。
B.「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等其他名稱。
C.「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。

(3)各段規格：
A.每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。 
B.「主旨」一段不分項，文字緊接段名之冒號下書寫。
C.「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名之冒號下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫(一字、一符號一碼)為一、二、三、......，(一)(二)(三)...... ，１、２、３、......，(１)(２)(３)......。
D.「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜或含有表格者，應編列為附件。

(4)行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處理；其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。但應發布之行政規則，依法規命令之發布程序辦理。 

2.字型大小：

(1)機關全銜函：20點字(置中對齊)
(2)受文者、主旨、說明等主要資訊 ：16點字(靠左對齊)。
(3)機關地址、聯絡方式、受文者郵遞區號、受文者地址、發文日期、發文字號、速別、密等及解密條件或保密期限、附件、正本、副本等普通資訊：12點字。