公文製作一般原則 運輸營業(鐵路佐級)

公文製作一般原則

(一)文字使用

應儘量明白曉暢,詞意清晰,以達到公文程式條例第8條所規定「簡、淺、明、確」之要求,其作業要求:

1.正確    

文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。

2.清晰    

文義清楚、肯定。

3.簡明    

用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。

4.迅速    

自蒐集資料,整理分析,至提出結論,應在一定時間內完成。

5.整潔    

文稿均應保持整潔,字體力求端正。

6.一致    

機關內部各單位撰擬文稿,文字用語、結構格式應力求一致,同一案情的處理方法不可前後矛盾。

7.完整    

對於每一文件,應作深入廣泛之研究,從各種角度、立場考慮問題,與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法,應力求周詳具體、適切可行,並備齊各種必需之文件,構成完整之幕僚作業,以供上級採擇。

(二)擬稿注意事項如下:

1.擬稿須條理分明

其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準,所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等,均應避免。

2.引敘來文或法令條文

以扼要摘敘足供參證為度,如必須提供全文,應以電子文件、抄件或影印附送。

3.敘述事實

或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等,應詳加核對,避免錯漏。

4.各種名稱

如非習用有素,不宜省文縮寫,如遇譯文且關係重要者,請以括弧加註原文,以資對照。

5.文稿表示意見

應以負責態度,或提出具體意見供受文者抉擇,不得僅作層轉手續,或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。

6.擬稿以一文一事為原則

來文如係一文數事者,得分為數文答復。
 

百科問與答

  • (600字以內)
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