公文製作一般原則

(一)文字使用

應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第8條所規定「簡、淺、明、確」之要求，其作業要求：

1.正確    

文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。

2.清晰    

文義清楚、肯定。

3.簡明    

用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。

4.迅速    

自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。

5.整潔    

文稿均應保持整潔，字體力求端正。

6.一致    

機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。

7.完整    

對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

(二)擬稿注意事項如下：

1.擬稿須條理分明

其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。

2.引敘來文或法令條文

以扼要摘敘足供參證為度，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。

3.敘述事實

或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，應詳加核對，避免錯漏。

4.各種名稱

如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。

5.文稿表示意見

應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。

6.擬稿以一文一事為原則

來文如係一文數事者，得分為數文答復。