公文程式的類別-其它公文 一般行政

作者:陳雲飛

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公文程式的類別-其它公文

其他公文:其他因辦理公務需要之文書,例如:

1.書函:

(1)於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。

(2)代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表,其適用範圍較函為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄送普通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用,其性質不如函之正式性。

2.開會通知單:

召集會議時使用。

3.公務電話紀錄:

凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項,經通話後,發(受)話人如認有必要,可將通話紀錄作成2份並經發話人簽章,以1份送達受(發)話人簽收,雙方附卷,以供查考。

4.手令或手諭:

機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。

5.簽:

承辦人員就職掌事項,或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

6.報告:

公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等;或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。

7.箋函或便箋:

以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。

8.聘書:

聘用人員時使用。

9.證明書:

對人、事、物之證明時使用。

10.證書或執照:

對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。

11.契約書:

當事人雙方意思表示一致,成立契約關係時使用。

12.提案:

對會議提出報告或討論事項時使用。

13.紀錄:

記錄會議經過、決議或結論時使用。

14.節略:

對上級人員略述事情之大要,亦稱綱要。
起首用「敬陳者」,末署「職稱、姓名」。

15.說帖:

詳述機關掌理業務辦理情形,請相關機關或部門予以支持時使用。

16.定型化表單

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