公文格式及用語

公文程式的類別

公文程式，是指製作公文的格式與程序。每一類公文皆有特定的格式，必須按照固定的要求來撰寫，不可弄混。此外，通常一件公文，從收文處理到文書核擬及發文處理等過程，都有一定的製作、傳遞程序必須遵守。

公文應依其性質，使用適當的類別。常用之公文類別，可分為以下幾類：

（一）令：

公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。

（二）呈：

對總統有所呈請或報告時使用。

（三）咨：

總統與立法院、監察院公文往復時使用。

（四）函：

各機關處理公務有下列情形之一時使用：

1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。

2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。

3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。

4.民眾與機關間之申請及答復時。

（五）公告：

各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。

（六）其他公文：

其他因辦理公務需要之文書，例如：

1.書函：

(1)於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。

(2)代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。

2.開會通知單：召集會議時使用。

3.公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成2份，以1份送達受（發）話人簽收，雙方附卷，以供查考。

4.手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。