傳遞應注意事項
作者:郭妍
(一)在機關內傳遞
屬於絕對機密、極機密文件、急要文件或附有大量現金、高額有價證券及貴重物品之公文,應由承辦人員親自持送。
(二)內部傳遞文件以下列各種為限:
1.各機關本於職權所訂定之內部文件。
2.文書單位收受之外來文件。
3.各主辦單位間會辦之文件。
4.經辦結外發之文件。
5.機關首長交辦之文件。
(三)文件之遞送
除急要文件應隨到隨送外,普通件以每日上下午分批遞送為原則。
單位收發應注意事項如下:
(一)各機關內部單位
應視業務需要,指定專人擔任單位收發,並應與文書主管單位及公文稽催單位保持密切聯繫,單位收發以設置1級為限。
(二)單位收發人員
收到文書主管單位送來之文件,經點收並登錄後,立即送請主管(或副主管)批示或依其授權分送承辦人員。
(三)承辦單位收受之文件
認為非屬本單位承辦者,應敘明理由經單位主管核閱後,即時由單位收發退回分文人員改分,或逕行移送其他單位承辦並通知分文人員;受移單位如有意見,應即簽明理由陳請首長或其指定專人協調判定,不得再行移還,以免輾轉延誤。
(四)未經文書單位
收文之文件,應登錄送由文書主管單位補辦收文登錄手續。
(五)會辦之文件
受會單位應視同速件,並依收發文程序辦理。
(六)經發文或核定
存查之文件,應銷號。
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